A Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete adatvédelmi szabályzata
Bevezető
A Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete, mint adatkezelő kötelezettséget vállal arra, hogy az általa nyújtott adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatás megfelel a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.
Adatkezelési tevékenységünket az alábbi jogszabályok alapján, azokat maximálisan betartva végezzük:
- az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS 2016. április 27-i (EU) 2016/679 RENDELETE (GDPR);
- a magyar Információs Önrendelkezési Jogról és Információ Szabadságról szóló 2011. évi CXII. (Info.) törvény.
Az adatkezelő adatai:
Név: Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete
Székhely: 2315 Szigethalom Sport u. 4.
Postacím: 2315 Szigethalom Sport u. 4.
Bírósági nyilvántartási száma: 13-02-0004537 Budapest környéki Törvényszék
Adószám: 18711619-1-13
E-mail-cím: sztrapko@gmail.com
Telefonszám: +3620/992-0114
Honlap: www.szufla.hu
Az adatkezelés jogalapja
Versenyeinkre való nevezéssel a jelentkezők szerződést kötnek egyesületünkkel a meghatározott szolgáltatások teljesítésére.
A személyes adatok kezelésének jogalapja a szerződés teljesítéséhez (versenyek, rendezvények lebonyolítása stb.) szükséges adatok esetében a szerződés teljesítése. Ezek az adatok az online nevezési rendszerbe való regisztráció során kötelezően kitöltendőként jelennek meg. A nem kötelezően kitöltendő adatok kezelésének alapja a jelentkező hozzájárulása.
Más versenyző benevezése
Tapasztalatunk szerint ügyfeleink igénylik azt a lehetőséget, hogy barátaikat, családtagjaikat, kollégáikat is benevezhessék versenyeinkre. A Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete ezért megadja a lehetőséget ügyfeleinek, hogy másokat is benevezhessenek versenyeire. Ilyen esetben feltételezzük és elvárjuk, hogy a benevezést végző ügyfelünk rendelkezzék az érintett személyek hozzájárulásával a nevezéssel járó adatkezeléshez. A személyes adatok kezeléséhez általában nem szükséges az írásos hozzájárulás, ezért mi sem terheljük ügyfeleinket bürokratikus előírásokkal.
16 év alattiak regisztrációja
Versenyeinkre 16 év alatti fiatalok is nevezhetnek. Ezt az internet korában életszerűtlen előzetes szülői aláíráshoz kötni, ezért a regisztrációkor elkérjük a szülő e-mail-címét, amelyre értesítést küldünk a 16 év alatti ügyfél regisztrációjáról, és biztosítjuk a tiltakozás jogát. Ezt az e-mail-címet a 16. életév betöltése után töröljük.
Az adatkezelés célja és időtartama
A Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete által folytatott adatkezelés általános célja:
- az általunk szervezett események lebonyolítása,
- ügyfeleink tájékoztatása és marketingtevékenységünk biztosítása,
- pénzügyi nyilvántartások vezetése,
- statisztikák, elemzések összeállítása,
- kedvezményes nevezési lehetőség biztosítása
Adatbázisunkban a személyes adatokat a célhoz kötöttség elve alapján általában ügyfelünk hozzájárulásának visszavonásáig tároljuk, vagyis csak külön kérésre töröljük.
Marketingtevékenységünk részletezése
Marketingtevékenysége keretében a Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete
- felhasználhatja az eseményein részt vevőkről készült fényképeket, videókat (ehhez ügyfeleinknek minden egyes nevezésükkel kifejezetten hozzá kell járulniuk, és ez a hozzájárulás a nevezés elengedhetetlen feltétele, mivel a képeken szereplőket nem minden esetben tudjuk név szerint beazonosítani).
Adattovábbítás külföldre
A Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete semmilyen személyes adatot nem továbbít külföldre, azonban fenntartja a jogot, hogy szükség esetén a felhőbe költöztesse virtuális szervereit. Erről bővebben olvashat a szerverekről szóló szakaszban.
A kezelt adatok köre
Az általunk kezelt személyes adatokat lent részletezzük az adatkezelés céljával együtt. Ügyfeleinkről az általuk megadott adatokat tartunk nyilván. Ugyancsak nyilvántartjuk a versenyek során elért eredményeket (pl. befutóidő, helyezés, megtett távolság) és a versenyszervezéssel kapcsolatos adatokat (pl. rajtszám átvétele, nevezés visszaigazolása).
Nyilvántartjuk a pénzügyi tranzakciók adatait (dátum, összeg, pénznem, befizetett tétel, online nevezés és banki átutalás esetén tranzakcióazonosító). Az online nevezési rendszerben bankkártyás fizetés nem történik, ezért a bankkártyával kapcsolatos semmilyen adat nem kerül a Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete birtokába, és ilyen adatot nem kezelünk.
Adatfeldolgozó partnereink
Versenyeink többségén chipes időmérést biztosítunk. Időmérő partnereinknek az adott versenyen részt vevőknek a verseny lebonyolításához szükséges személyes és nevezési adatait adjuk át, akik ezeket az adatokat a verseny során mért időadatokkal és az ezekből kiszámított helyezésekkel bővítve adják vissza nekünk, illetve önállóan feltöltik weboldalunkra az eredménylistákat. Időmérőink az adatokat kizárólag a Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete által meghatározott célra és módon dolgozzák fel.
Honlapunkon az egyes események információjánál tüntetjük fel az aktuális időmérőt. Leggyakoribb partnerünk:
- Viking Timing Kft. 8000 Székesfehérvár Segesvári u. 9.
A felsorolt partnerek kivételével más cégnek ügyfeleink személyes adatait nem adjuk át.
Rajt- és eredménylisták
Versenyeink nagyobb részén a nemzetközileg elfogadott szokásoknak megfelelően, a sportesemények tisztaságának és átláthatóságának érdekében nyilvános rajtlista és eredménylista készül a nevezőkről. A rajtlista tartalmazza a versenyző nevét, születési évét, lakóhelyét (csak település), állampolgárságát, nemét, egyesületét és az adott versenyen érvényes korkategóriáját. Ennek alapján mindenki láthatja, hogy kivel versenyez. Az eredménylista a rajtlista adatain túlmenően a nettó és bruttó befutóidőt, részidőket, megtett távolságot, abszolút és kategórián belüli helyezést, valamint a kizárás, feladás, időbüntetés tényét tartalmazhatja.
Ügyfeleink a versenyekre való benevezéssel hozzájárulásukat adják felsorolt adataiknak a nyilvános rajt- és eredménylistákban való közléséhez.
E-mailek küldése
E-mailt küldünk minden ügyfelünknek
- a sikeres nevezésről a személyes nevezés kivételével (visszaigazoló levél),
- szükség esetén ügyintézés, adategyeztetés céljából.
A fent említett üzenetek a szolgáltatásunk részét képezik, és a marketingcélú hozzájárulástól függetlenül küldjük őket.
Az adatok megismerésére jogosultak köre
Az ügyfelek által megadott személyes adatok megismeréséhez az egyesületen belül csak azon aktivisták jogosultak, akik nevezéssel kapcsolatos feladatokat látnak el, illetőleg az adatok karbantartását, elemzését, összesítését, értékelését végzik, valamint az egyesület könyvelését végző vállalkozó. A fent említett körbe tartoznak:
- az egyesület elnöksége,
- az egyesület ellenőrző bizottsága
- a helyszíni nevezés lebonyolításával megbízott aktivisták.
Az adatkezelésben érintett tárhelyünk szolgáltatói:
Tárhely ügyintéző:
PerspektívaNovo.hu Kft
székhely: 2315 Szigethalom, Nagyváradi u. 44/a
elérhetőségek: perspektivanovo@gmail.com; +36-70-3348894
Tárhelyszolgáltató:
UFO-Tech Kft.
székhely: 8000 Székesfehérvár, Adonyi út 96.
elérhetőségek: info@ufotech.hu; +36-30-2156737
A weboldal látogatásakor keletkező adatok
Mint minden webszerver az interneten, a mi webszerverünk is automatikusan tárol egyes adatokat a weboldalunk megtekintésekor, amelyek személyes adatnak minősülhetnek. A www.szufla.hu weboldalunk felkeresésekor a szerverek az általánosan szokásos adatokat tárolják az esetleges üzemzavarok elhárítása, a szolgáltatások javítása és a betörési kísérletek felderítése végett:
- a látogatás időpontja,
- a megtekintett oldal címe,
- a hivatkozó oldal címe (ahonnan a látogató érkezett),
- a látogató IP-címe,
- a látogató böngészőfejléce (ún. useragent), amely az operációs rendszer és a böngésző típusát, verziószámát tartalmazza.
A versenyzőkről/ügyfelekről tárolt adatok
A felsorolt adatokat a versenyző beazonosításához (pl. hasonló nevű versenyzők megkülönböztetéséhez), a kapcsolattartáshoz, a szolgáltatás biztosításához (pl. versenyekkel kapcsolatos értesítések kiküldése), a verseny lebonyolításához (pl. rajtszámozás, kategóriák kialakítása, kategóriánkénti eredmények megállapítása, nevezés ellenőrzése, problémamegoldás), pénzügyi összesítésekhez és a fent részletezett marketingcélokhoz is használjuk. A regisztrációkor, illetve nevezéskor nem feltétlenül szükséges adatokat nem kötelezőként jelöltük meg.
Alapadatok:
- teljes név, titulus
- születési dátum
- állandó / levelezési cím,
- e-mail-cím,
- egyesület (ha van, nem kötelező),
- tagja-e valamelyik kedvezményes nevezésre jogosult célcsoportnak (pl. Szigethalmi Teljesítménytúrázók Egyesülete),
- póló méret
Adatok törlése
Ügyfeleink a jogszabály alapján bármikor kérhetik személyes adataik törlését az adatbázisunkból, online nevezési rendszerünkből, illetve az eredménylistákból. Folyamatban levő nevezés esetén ez csak a versenytől való visszalépéssel együtt lehetséges.
A hozzájárulás visszavonása után is tárolhatjuk azokat az adatokat, amelyek jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, illetve létfontosságú érdekeik érvényesítéséhez kellenek. Jogi kötelezettségeink közé tartozik a pénzügyi ellenőrzéseknek való megfelelés, amelyhez az adatbázisban tárolt fizetési adatokra van szükség. Harmadik személyek jogos érdeke, hogy vissza tudjuk követni, ki nevezte be őket az adott versenyre.
Jogorvoslati lehetőségek
Amennyiben úgy érzi, hogy a Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete, vagy annak valamely képviselője megsértette a személyes adatainak védelméhez fűződő jogát, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a Szigethalmi Ultrafutók Egyesületével valamely elérhetőségünk útján, hogy a problémát mielőbb megoldhassuk.
Elérhetőségeink a tájékoztató elején olvashatóak.
Ha úgy véli, hogy a problémájával kapcsolatban a Szigethalmi Ultrafutók Egyesülete nem tette meg a megfelelő lépéseket, lehetősége van a továbbiakban bírósághoz, illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Postacím: 1534 Budapest Pf.:834
Cím: 1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Telefon: 06-1/391-1400
Fax: 36-1/391-1410
e-mail-cím: ugyfelszolgalat@naih.hu
Weboldal: www.naih.hu
Elnök: Dr. Péterfalvi Attila
Szigethalom, 2018.05.25